Авансовый отчет – это документ, необходимый для подтверждения израсходованных сумм, взятых из кассы подотчетным лицом на различные цели.
Выдача денежных средств происходит на основании приказа о подотчетных лицах, в котором указываются: перечень подотчетных лиц, сроки выдачи, целевое назначение, необходимые суммы. Если сотрудник уезжает в командировку, то основанием может служить приказ о командировке или командировочное удостоверение, завизированное руководителем организации.
Существует унифицированная форма авансового отчета АО-1. Это двухсторонний бланк, заполняемый в единственном экземпляре, как работником бухгалтерии, так и подотчетным лицом.
Как заполнить авансовый отчет работнику
Подотчетное лицо заполняет АО-1 с лицевой стороны, указывая наименование организации и свои данные (ФИО, должность, табельный номер, назначение аванса). На оборотной стороне перечисляет документы, подтверждающие расход средств (графы 1-6), с указанием сумм. Данные документы необходимо пронумеровать в соответствии с порядком, представленном в отчете.
- Графа 1. Указывается номер по порядку, присвоенный оправдательному документу.
- Графа 2,3. Дата и номер документа соответственно.
- Графа 4. Вид расхода.
- Графа 5, 6. Указывается сумма произведенного расхода в рублях (5) или валюте (6).
Строка «Итого». Представлена общая сумма расходов (графа 5 или 6, в зависимости от валюты).
Заполнение формы № АО-1 бухгалтером
Подотчетное лицо сдает заполненный бланк АО-1 с оправдательными документами работнику бухгалтерии, который расписывается при получении документа с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы, количества приложенных документов, подтверждающих расходы. В конце расписки необходимо указать дату предоставления отчета и передать ее подотчетному лицу.
После проверки правильности оформления документов и расходования средств, бухгалтер заполняет графы 7-8, указав суммы расходов, принятых к учету и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов.
Затем заполняется лицевая сторона формы, с указанием остатка (или перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного аванса, израсходованных средств, остатка или перерасхода сумм аванса, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Для заполнения таблицы используются данные графы 9.После этого авансовый отчет утверждает руководитель. Затем работник бухгалтерии списывает подотчетные средства и производит окончательный расчет с подотчетным лицом. При остатке денежных средств у подотчетного лица, их необходимо сдать в кассу по приходному кассовому ордеру. При перерасходе, по расходному кассовому ордеру, подотчетному лицу возмещается перерасходованная сумма.
