Для учета персонала организации и формирования картотеки личного состава используются личные карточки работников. В картотеке личного состава они сортируются либо по отделам, либо в алфавитном порядке.
Личная карточка работника имеет унифицированную форму Т-2 и содержит все сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Форма Т-2 состоит из четырех страниц. Первая и вторая страницы, содержащие общую информацию, заполняются при приеме на работу. Две последние заполняются в период работы.
Вести личные карточки работников это обязанность каждой организации, исключение составляют Индивидуальные Предприниматели, которые добровольно могут применять данную форму Т-2 для управленческих целей.
Заполнение личной карточки.
Ведением личных карточек занимается отдел кадров, также существуют всевозможные компьютерные программы автоматизации работы отдела кадров, с помощью которых этот процесс упрощается.
Дата заполнения личной карточки должна строго совпадать с записью в трудовой книжке. Правильнее всего указывать дату при оформлении приказа о приеме на работу.
Для заполнении формы Т-2 необходимы документы:
- Паспорт;
- Трудовая книжка;
- Страховое свидетельство пенсионного фонда;
- Военный билет (для военнообязанных);
- Документ об образовании, квалификации;
- Автобиография;
- Трудовой договор;
- Приказ о приеме на работу.
Работодатель законодательно имеет право потребовать дополнительные документы. Обязательным условием является заполнение кодов общероссийских классификаторов: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР. На титульном листе в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии сотрудника.
Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. «Знание иностранного языка». Указывается уровень знания определенного языка: «владею», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем».
Пункт 8. «Стаж работы». Рассчитывается по записям в трудовой книжке.
Раздел 2. Сведения о воинском учете.
Для военнослужащих в запасе источником данных является военный билет:
- «Категория запаса». На офицеров запаса отметки не делают.
- «Воинское звание». Ставится отметка «Подлежит призыву».
- «Состав (профиль)». Заполняется полностью название состава (п. 7 «Наименование профиля» - 3-я страница военного билета).
- «Полное кодовое обозначение ВУС». Вписывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности (п. «б» «ВУС №» 3-я страница билета).
- «Категория годности к военной службе». Оформляется согласно п. 15 «Сведения о медицинских освидетельствованиях» 10-13 страницы военного билета. А - годны к службе, Б - годны с небольшими ограничениями, В - ограниченно годны к военной службе, Г - временно не годны к военной службе. Если категория годности не указана, то ставится категория «А».
- «Состоит на воинском учете» (заполняется простым карандашом). Строка "а" заполняется при наличии мобилизационного предписания (штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний). В карточке прописываются данные п. 16 страницы 14-21 военного билета; "б", в случае, когда работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку вносятся серия, номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, дата оформления отсрочки военным комиссариатом).
- Признанным негодным к службе – например, по достижению предельного возраста в графе пишется «снят с воинского учета по возрасту», «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Для сотрудников, подлежащих призыву, пункты 1,3,4,6 не заполняются.
Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу.
Основанием для внесения данных является приказ о приеме на работу (переводе на другую работу), который доводится до сотрудника и заверяется его подписью.
Раздел 10. Дополнительные сведения.
В разделе отображается более полная информация о сотруднике, например, о состоянии здоровья, наличии квалификаций, сертификатов и т.д.
